Pekerjaan yang menumpuk bisa terselesaikan sesuai waktunya bila Anda melakukan pengaturan kerja yang tepat. Bahkan sejumlah pekerjaan yang harus ditunda, akhirnya tetap akan selesai pada waktunya. Jika setiap hari Anda menjalani pekerjaan dengan teratur, pulang ke rumah rasanya lebih menyenangkan, bukan?

Untuk membuat perencanaan kerja, Anda harus membuat daftar pekerjaan, atau mengisi kalender dengan jadwal tugas yang harus dilakukan. Jika Anda pemimpin, Anda juga harus membuat kertas kerja evaluasi tim. Meskipun memakan waktu, persiapan ini akan membantu Anda menyelesaikan semua pekerjaan tepat pada waktunya. Termasuk menjadi pengingat untuk kembali ke rencana kerja setiap harinya.

Konsultan QuadWest Associates, Susan West, menyarankan enam cara yang bisa membantu Anda bekerja lebih efektif:

1. Susun jadwal dalam bentuk soft copy dan hard copy
Catatlah jadwal pekerjaan di kalender. Anda bisa menggunakan kalender di ponsel atau komputer. Namun simpanlah juga catatan penting yang terkait timeline kegiatan, penugasan, dan jadwal tim Anda dalam kalender manual. Kalender meja dengan kolom besar untuk menuliskan jadwal kerja sangat membantu Anda. Apalagi, jika terjadi gangguan pada sistem komputer ataupun saat baterai ponsel drop. Memiliki catatan rencana kerja penting untuk memudahkan aktivitas Anda.

2. Simpan nomor telepon penting di dekat Anda
Jangan hanya mengandalkan perangkat teknologi untuk menyimpan semua data penting. Komputer, ponsel, atau gadget lain yang Anda miliki memang penting dan praktis. Namun perangkat ini bisa mengalami gangguan teknis. Sebaiknya simpan juga data penting dalam bentuk lain. Seperti nomor telepon yang Anda butuhkan dalam keadaan darurat. Simpan dalam buku telepon yang Anda catat manual. Pastikan buku ini tersimpan di tempat strategis di dekat Anda. Dengan demikian, kapanpun Anda membutuhkannya, Anda bisa menemukan dengan cepat.

3. Rapikan dokumen sesuai klasifikasinya
Buatlah klasifikasi dokumen sesuai kebutuhannya. Simpan dan pisahkan dokumen tersebut dalam folder yang berbeda. Cara ini bisa membantu Anda mengambil dokumen yang tepat sesuai kebutuhan dalam waktu cepat. Jadi Anda tak perlu mencarinya dalam tumpukan yang berantakan untuk menghemat waktu. Pisahkan juga dokumen yang Anda butuhkan untuk presentasi atau saat melakukan perjalanan dinas. Dengan menyiapkan dokumen yang Anda butuhkan dalam wadah terpisah, risiko tertinggal atau terlupakan semakin kecil. Pekerjaan lebih ringan dan mengurangi stres karena semua terencana dengan baik.

4. Buatlah daftar kerja harian

Meski memakan waktu, sempatkan membuat daftar kerja setiap harinya. Beri tanda jika Anda sudah menyelesaikan salah satu pekerjaan tersebut. Cara ini membantu Anda tetap berkerja dalam jalur yang tepat. Tujuannya agar tak ada pekerjaan penting yang terlupakan dan membantu Anda menuntaskan semua tugas. Jika pun ada pekerjaan mendadak, Anda tetap bisa mengontrol alur pekerjaan.

5. Rajin membuat catatan
Berilah penghargaan atas jadwal kerja tim Anda. Setiap orang dalam tim juga memiliki jadwal masing-masing. Di tengah kesibukan mereka, bisa saja mereka lupa waktu. Jadi, sebagai pemimpin tim, jika Anda meminta mereka datang rapat bersama, sebaiknya buat catatan dan berikan kepada tim Anda. Catatan akan membantu tim Anda mengingat jadwal rapat. Memberikan pesan dengan catatan juga lebih efektif daripada sekadar bicara.

6. Buatlah catatan prestasi tim
Sebagai pemimpin tim, Anda tentu harus mendelegasikan tugas kepada anggota tim. Saat akan menjalani proyek baru, Anda harus memilih anggota tim yang Anda anggap layak memimpin proyek. Nah, untuk memudahkan Anda dalam membuat keputusan, buatlah daftar prestasi tim.

Isilah daftar tersebut dengan kekuatan dan kemampuan setiap anggota tim. Dari catatan ini Anda bisa melihat sejauhmana kemampuan setiap individu di tim Anda. Begitu pun saat anggota tim Anda meminta peran lebih dalam pekerjaannya. Catat permintaan ini. Anda akan membutuhkannya sewaktu-waktu ada pekerjaan yang membutuhkan keahliannya.

Cara terstruktur seperti ini tak hanya bermanfaat di kantor. Anda juga bisa menerapkan rencana kegiatan untuk keluarga bahkan untuk hobi dan waktu pribadi Anda. Setelah sibuk bekerja, Anda tentu menginginkan keseimbangan dengan bersantai bersama keluarga atau menikmati waktu sendirian. Semuanya bisa berjalan beriringan asalkan direncanakan dengan baik.
WAF

Editor: Dini

Sumber: SELFGROWTH